Kategoriarkiv: Rapportskrivning

UNDERSÖKNINGSRAPPORT, (Survey Report).

Postat av
Svara

Innan ni börjar vill jag poängtera att jag har rödmarkerat alla länkar som jag refererar till så det är bara att klicka så kommer informationen upp i ett annat fönster 🙂

En kväll i förra veckan tittade jag på Discovery Science för de visade ett program om Sankt Gotthard tunneln som håller på att byggas mellan Schweiz och Italien. När programmet gjordes hade de 77 kilometer kvar och det beräknas ta 10 år att färdigställa de dubbla tunnlarna.

För mig var det extra intressant att titta på programmet då jag har arbetat mycket med teknisk engelska med mera på Projekt Hallandsås som drivs av Skanska-Vinci. Visst har jag jag varit inne i tunneln och tittat på den enorma borrmaskinen, TBM, som med servicedel mäter cirka 250 meter och är 10,6 meter i diameter, men jag har aldrig stått ovanpå den och arbetat medan den skakande gräver sig in i berget. Läs gärna lite mer om detta gigantiska projekt som beräknas vara klart 2015. Det var fascinerande att titta på TV-programmet som visade såväl arbetarnas arbetssituation som ingenjörernas.

Filmen visade en ung geolog som ständigt kontrollerade berget framöver för att undvika olyckor, exempelvis om berget var söndertrasat av vatten och så vidare. Eftersom Vinci koncernen är involverad i Hallandsås projektet har jag träffat många unga franska ingenjörer som är geologer och lantmätare där och när jag såg filmen förstod jag hur viktigt men samtidigt farligt deras yrke är. Andra ingenjörer sitter och räknar på miljö och risker. Med tanke på detta insåg jag att jag borde färdigställa det projekt jag började med i somras… att ge mer information om hur man skriver en Undersökningsrapport samt en Förslagsrapport. Så varsågod 🙂 Längre ner finner ni utförliga instruktioner som jag hopas skall kunna vara till nytta för någon av er 🙂

Läs mer →

INFORMATIV RAPPORT

Postat av
Svara

Om någon har fått i uppdrag att organisera en aktivitet, informera arbetsgivaren eller uppdragsgivaren, (om du är entreprenör eller konsult exempelvis), var någonstans i projektet de befinner sig eller skicka ut information till en styrelse passar det här slaget av rapport alldeles perfekt för detta ändamål. Givetvis får informativa rapporter INTE innehålla några personliga åsikter utan skall endast innehålla saklig, objektiv information. Vad man dock kan lägga till är lite värme och omtanke i stil med: Det är med glädje som jag kan informera om…

VAD är det bra att tänka på? Tidsaspekten… Nu är det bra att kunna lite grammatik igen. Varför? För att undvika att av misstag blanda in några tänkta, framtida idéer är det bra att ha klart för sig att den informativa rapporten ENBART ger information om sådant som redan har hänt. Istället för att skriva i presens, (jag gör), eller futurum, (jag skall göra/jag kommer att göra/jag gör det imorgon) så är det bra att tänka på verb i dåtid som exempelvis: Jag gjorde, jag har gjort, jag hade gjort…

Informationen som presenteras skall:

  1. Framstegen/ Utvecklingen som det skall informeras om skall redan HA GJORTS.
  2. Mötet HAR REDAN ÄGT Rum och nu är det dags att informera om det.
  3. Beslut om framtiden HAR REDAN FATTATS och uppdraget är bara att informera om det. Läs mer →

UTVÄRDERANDE RAPPORT

Postat av
Svara

Om du någon gång har fått i uppdrag att utvärdera huruvida din kollega lämpar sig för posten som rektor eller om ni skall satsa på en ny marknad eller inte vet du redan säkert hur en utvärderande rapport ser ut men jag rekommenderar dig ändå att läsa igenom dagens text i hopp om att du få med dig något värdefullt guldkorn.

Av namnet framgår att någon har begärt att en formell utredning som skall hjälpa företaget eller departementet att ta ställning till om det är värt att satsa på den nya marknaden, idén, planen eller personen eller inte, så det är av yttersta vikt att informationen presenteras objektivt och sakligt. Fakta skall presenteras så att det skall vara lätt att utröna varför du väljer att rekommendera en viss linje eller handlingssätt.

Läs mer →

RAPPORTSKRIVNING… Några små språkliga råd.

Postat av
Svara

Rapporter bör skrivas i formell stil med komplexa, fullständiga meningar, ett flitigt användande av passiv form och med ord som länkar ihop meningar. Givetvis skall talspråk undvikas.

Vad innebär då en komplex, eller fullständig mening kanske någon undrar. För att till fullo behärska retorik är det bra att känna till en del grammatik. Nej, sucka inte… det handlar inte om att kunna rabbla upp en massa termer utan snarare att få en ökad förståelse av hur ett substantiv, en konjunktion, ett verb eller adverb kan hjälpa dig att bli tydligare, klarare eller vagare när du uttrycker dig muntligt likväl som skriftligt.

I korthet:

Ett substantiv kan man skriva en, ett eller flera framför, ex. en sol, flera solar.

En konjunktion binder ihop satsdelar eller meningar, ex och, men och varken… eller. Dessa kan ändra betydelsen av meningar vilket jag skrev om under ”Det argumentativa talets nyckelord” vilket betonar det faktum att en viss grammatisk kompetens kan göra oss alla till bättre kommunikatörer.

Ett verb är ord som används för att beskriva vad någon gör, hoppa, studsa eller varför inte skratta 🙂

Ett adverb är som ordet anger en beskrivning till verbet, ex. Hon sjunger vackert. Många som är riktigt duktiga på engelska verkar ha undgått detta moment i skolan så jag skall kort visa på skillnaden. Lisa sjunger en vacker sång, (vacker = adjektiv som beskriver substantivet (en) sång, Lisa sings a beautiful song, vilket inte nödvändigtvis betyder att hon sjunger bra medan Lisa sjunger vackert beskriver HUR hon sjunger, (vackert = adverb som beskriver verbet, Lisa sings beautifully.

Det finns även adverb som fungerar som länkande ord i meningar: emellertid, nämligen och därför, (vilket med fördel byts ut mot ordet följaktligen i formella rapporter), etc.

För dig som vill ha lite mer information kan jag rekommendera följande sida: http://www.ordklasser.se/ Här finns även nyttig information om hur skiljetecken som komma och punkt skall användas korrekt.)

Läs mer →

Rapporter av olika slag

Postat av
Svara

Det är en grå, kall och regnig fredagseftermiddag i juli så jag har lite tid över till att skriva ner lite tips vilket jag tyvärr inte har gjort på mycket, mycket länge. När jag har varit ute på olika företag under åren har jag lagt märke till att många skickliga svenska ingenjörer, forskare och företagsledare saknar ”mallar” i sitt huvud för att skriva rapporter av olika slag.

I Frankrike och England får elever tidigt lära sig mönster för olika slag av situationer som kan uppkomma i yrkeslivet vilket underlättar oerhört när det är viktigare att kunna fokusera sig på innehållet än på formen. Det är ungefär som när man lär sig olika matematiska formler i skolan… Visst minns man formler som man aldrig använder… Vad sägs om den allmänna gaslagen: p x V = n X R X T där R = 8,314 J K-1 mol-1

Läs mer →