Om någon har fått i uppdrag att organisera en aktivitet, informera arbetsgivaren eller uppdragsgivaren, (om du är entreprenör eller konsult exempelvis), var någonstans i projektet de befinner sig eller skicka ut information till en styrelse passar det här slaget av rapport alldeles perfekt för detta ändamål. Givetvis får informativa rapporter INTE innehålla några personliga åsikter utan skall endast innehålla saklig, objektiv information. Vad man dock kan lägga till är lite värme och omtanke i stil med: Det är med glädje som jag kan informera om…

VAD är det bra att tänka på? Tidsaspekten… Nu är det bra att kunna lite grammatik igen. Varför? För att undvika att av misstag blanda in några tänkta, framtida idéer är det bra att ha klart för sig att den informativa rapporten ENBART ger information om sådant som redan har hänt. Istället för att skriva i presens, (jag gör), eller futurum, (jag skall göra/jag kommer att göra/jag gör det imorgon) så är det bra att tänka på verb i dåtid som exempelvis: Jag gjorde, jag har gjort, jag hade gjort…

Informationen som presenteras skall:

1. Framstegen/ Utvecklingen som det skall informeras om skall redan HA GJORTS.
2. Mötet HAR REDAN ÄGT Rum och nu är det dags att informera om det.
3. Beslut om framtiden HAR REDAN FATTATS och uppdraget är bara att informera om det.

Med andra ord är det bra att tänka på vilket slag av språk som skall användas även om strukturen påminner om den vanliga mallen för rapporter. Eftersom denna form av rapport är den enklaste, (tror jag i alla fall med tanke på de kommentarer jag får när jag är ute på olika företag), så väljer jag att inte hitta på en fiktiv rapport i detta fall utan enbart tillhandahålla strukturen för den informativa rapporten tillsammans med mängder av olika förslag på inledningar och avslutningar.

Det sistnämnda kan vara bra att ha tillgång till då det är lätt att fastna i gamla tankebanor och skriva likadant hela tiden. Det kan bli som en gammal kollega till mig en gång sade: ”har man en gång hittat ett vinnande koncept så överger man inte det”… Det var lite skrämmande att höra då han inte tillägnat sig någon ny pedagogisk forskning sedan 60-talet när han utbildades. För att undvika det föreslår jag att du skriver av några av de inledningar/avslutningar som jag bjuder på nedan och försöker variera dig så mycket du kan tills din hjärna har vant sig vid att du vill ha tillgång till hela spektrumet, inte bara de gamla vanliga fraserna. På så vis kan du, precis som jag och alla andra 🙂, hjälpa din hjärna att förflytta informationen från korttidsminnet till långtidsminnet.

Orsaken till att jag ger dessa råd är att det är sommar så jag passar på att läsa och jag kan verkligen rekommendera Illustrerad Vetenskaps Special tidskrift På upptäcktsfärd i HJÄRNAN, speciellt sidorna om minnet på sidorna 100-109 🙂

STRUKTUR FÖR INFORMATIV RAPPORT.

Till:

Från:

Ämne:

Datum:

INTRODUKTION

PARAGRAF 1

Syftet med rapporten samt innehållet presenteras.

Exempel: Syftet/Målet med/Intentionen med denna rapport är att presentera grunddragen i/presentera vad kommittén har kommit fram till/att ge information om hur långt vi har kommit på byggnationen under veckan som har gått.

På begäran av kollegiet skickas följande information ut gällande/angående fallet med/sommarens studiebesök på…

Denna rapport innehåller relevant information/detaljerad information gällande/angående… som efterfrågats/begärts av…

Denna rapport beskriver huvuddragen i de förändringar som företaget har behövt vidta för att fortsättningsvis kunna vara lika konkurrenskraftiga som nu/beskriver de regelförändringar som klubben har valt att genomföra till följd av…

Rapporten som följer summerar de händelser som ägde rum under förra veckans budgetförhandlingar.

HUVUDDELEN

PARAGRAF 2

En aspekt

PARAGRAF 3

Nästa aspekt

Osv. Antal paragrafer beror på de specifika instruktionerna för varje rapport.

AVSLUTNING – SAMMANFATTNING

PARAGRAF 4

Alla de ovan nämnda synpunkterna summeras i denna paragraf utan att en enda subjektiv, personlig åsikt framförs utöver med glädje/nöje/sorg eller något liknande.

Ex: Med glädje kan jag informera om att sommarens studiebesök på Marstrand kommer att äga rum i vanlig ordning.

Som en avslutning … För att avsluta/summera de avslutade affärsangelägenheterna…

På det hela taget kan det sägas att överläggningarna kan betraktas som mycket lyckade och det skulle vara helt i sin ordning att säga att bägge parter vann på affären.

Det är med glädje jag kan informera/tillkännage/kungöra för medlemmarna att arrangemangen inför sommarens tävlingar/byggnationen av det nya klubbhuset fortsätter/framskrider planenligt utan störningar/helt enligt den ursprungliga planen/snabbare än förväntat/ligger före tidschemat…

Olyckligtvis har inte byggnationen skett i den takt som först förväntades/stött på/råkat ut för svårigheter på grund av… som inte har kunnat lösas ännu…/inte har kunnat börja i tid på grund av försenat bygglov…

Som alltid önskar jag er en trevlig dag 🙂 så återkommer jag med mer information om de andra rapportformerna en annan dag är andan faller på.:-)