Det är en grå, kall och regnig fredagseftermiddag i juli så jag har lite tid över till att skriva ner lite tips vilket jag tyvärr inte har gjort på mycket, mycket länge. När jag har varit ute på olika företag under åren har jag lagt märke till att många skickliga svenska ingenjörer, forskare och företagsledare saknar ”mallar” i sitt huvud för att skriva rapporter av olika slag.

I Frankrike och England får elever tidigt lära sig mönster för olika slag av situationer som kan uppkomma i yrkeslivet vilket underlättar oerhört när det är viktigare att kunna fokusera sig på innehållet än på formen. Det är ungefär som när man lär sig olika matematiska formler i skolan… Visst minns man formler som man aldrig använder… Vad sägs om den allmänna gaslagen: p x V = n X R X T där R = 8,314 J K^-1 mol^-1

Min ”gamla” kemilärare skulle troligtvis glädja sig om han visste att hans entusiasm och glädje ingraverade en mängd formler någonstans i min hjärna och kan presenteras lika klart idag som för trettio år sedan. Givetvis är den här lagen inte alltid pålitlig beroende på att gaser som ligger nära sin kondensationspunkt avviker från normen men det intressanta med denna liknelse är inte avvikelsen utan det faktum att man kan placera rätt information på rätt plats i en rapport om man har valt rätt typ av rapportmodell. Eftersom många företag arbetar internationellt är deras koncern språk mestadels engelska så jag skriver namnet på den specifika modellen på engelska inom parentes.

När jag är ute och undervisar i teknisk engelska brukar frågor om olika slag av rapporter komma upp naturligt. Med tanke på att det i grund och botten handlar om att kunna uttrycka sig så koncist som möjligt för att underlätta för läsaren att förstå tycker jag att denna information hör hemma i min retorikblogg. Oftast skall en rapport presenteras inför kollegor och chefer vid några tillfällen och då är det bra att ha en klar överblick av den samlade informationen. Personligen tycker jag det verkar som att mindmaps är ett underskattat hjälpmedel så det är också något jag skall försöka att hinna med att skriva om denna sommar. (Det lär väl komma fler regniga dagar :-)) Nu till rapportmallarna…

De fyra slag av Rapport mallar som är mest vanliga är de följande:

1. Utvärderande Rapport, (Assessment report).

I detta slag av rapport presenteras och utvärderas de positiva och/eller negativa dragen av en människa, plats eller förlag etc. Åsikter och/eller rekommendationer presenteras i slutet.

2. Informativ Rapport, (Informative report).

Namnet avslöjar vad det handlar om, en enkel form av rapport vars enda syfte är att presentera objektiv information från ett möte, vilka deletapper som har nåtts i ett projekt eller vilka slag av maskiner som har köpts in till företaget.

3. Undersökningsrapport, (Survey report).

Den här rapporten tar oftast, men inte alltid, längst tid att färdigställa då den innefattar en presentation av marknadsundersökningar, enkäter etc, en analys av resultatet samt en utvärdering för att slutligen avslutas med en generell slutsats, rekommendation eller förslag att välja mellan.

Språket spelar en avgörande roll i dessa rapporter då det är bäst att börja med ren fakta som sedan avslutas med en generalisering för att understryka hur viktigt/oviktigt något är. Ex. Endast 12 % av de tillfrågade i undersökningen sade att de skulle överväga att köpa en ny bil bara för att de erbjöds ett billigare service avtal, vilket indikerar att de flesta människor inte anser att det erbjudande är tillräckligt lockande för att köpa en ny bil.

4. Förslagsrapport, (Proposal Report).

Precis som titeln antyder handlar det om att presentera projekt, planer, beslut eller förslag gällande möjliga framtida tillvägagångssätt som skall godkännas av någon som är överordnad, banken, (exempelvis om företaget behöver låna pengar till ett projekt) eller om en styrelse behöver godkänna planerna innan man kan gå vidare.

Oavsett vilket slag av rapport som skall skrivas är mallen som följer:

1. Introduktionen, där du specificerar syftet och innehållet i rapporten klart och tydligt. NB! Var koncis så att det blir lätt att överblicka vad som är viktigt!

2. Huvuddelen, all relevant information skall presenteras i detalj under passande underrubriker.

3. Avslutningen, summerar informationen som behandlats och i vissa fall skall även åsikter/synpunkter/förslag eller rekommendationer presenteras i denna bit av rapporten.

Förhoppningsvis har ni fått lite hjälp i ert rapportskrivande tills jag har tid att ge mer utförlig information som kan vara till större hjälp.

Dags för lite fritid… 🙂